Przy organizacji wydarzenia plenerowego najwięcej uwagi zwykle poświęca się scenie, nagłośnieniu, gastronomii i bezpieczeństwu uczestników. Tymczasem ogromne znaczenie ma także sam teren, po którym przez kilka dni poruszają się tysiące osób, samochody dostawcze i ciężki sprzęt techniczny.
Nawet zadbany trawnik lub parkowa alejka mogą szybko zostać zniszczone, jeśli nie zostanie wcześniej zaplanowany sposób poruszania się po obiekcie.
Nie każda część eventu jest obciążana w ten sam sposób. Innej nawierzchni potrzebuje wejście dla publiczności, innej zaplecze gastronomiczne, a jeszcze innej droga prowadząca do sceny.
Na planie wydarzenia warto wcześniej zaznaczyć:
główne ciągi piesze,
drogi techniczne,
strefy dostaw i rozładunku,
zaplecze sceny,
punkty gastronomiczne,
miejsca szczególnie narażone na gromadzenie się ludzi.
Dzięki temu zabezpieczenie można zastosować tam, gdzie rzeczywiście będzie potrzebne, zamiast traktować cały teren jednakowo.
Największym problemem często okazuje się deszcz
Kilka tysięcy osób przechodzących po suchej murawie nie musi spowodować poważnych szkód. Po intensywnych opadach sytuacja może zmienić się w ciągu kilku godzin.
Grunt mięknie, ścieżki są intensywnie udeptywane, a w miejscach największego ruchu szybko pojawia się błoto. Problemy koncentrują się szczególnie przy wejściach, barach, toaletach i wąskich przejściach.
Dlatego zabezpieczenie kluczowych tras warto przygotować przed wydarzeniem, a nie dopiero wtedy, gdy teren zaczyna się niszczyć.
Ruch techniczny wymaga osobnego podejścia
Publiczność to tylko część obciążeń. Przed koncertem na teren wjeżdżają samochody z konstrukcjami scenicznymi, urządzeniami technicznymi, gastronomią i wyposażeniem.
Po zakończeniu wydarzenia cały ten sprzęt trzeba jeszcze wywieźć.
Drogi techniczne powinny więc być zaplanowane tak, aby umożliwiały obsługę wydarzenia również podczas montażu i demontażu. Szczególnie ważne są miejsca skręcania, zawracania oraz rozładunku, ponieważ tam nawierzchnia jest najbardziej obciążona.
Nie wszędzie potrzebny jest ten sam system
W strefach pieszych priorytetem może być wygodna, równa powierzchnia i ochrona trawnika. Na trasach technicznych większe znaczenie ma natomiast odporność nawierzchni na ruch pojazdów.
Dlatego nawierzchnie eventowe dobiera się do sposobu wykorzystania konkretnej części obiektu. Na jednym wydarzeniu mogą być stosowane różne rozwiązania w zależności od rodzaju ruchu i podłoża.
Znaczenie ma również czas montażu. W przypadku koncertów i festiwali dostęp do obiektu bywa ograniczony do krótkiego okna pomiędzy przygotowaniem terenu a rozpoczęciem wydarzenia.
Trzeba zaplanować także demontaż
Jednym z częstszych błędów jest myślenie wyłącznie o dniu koncertu.
Po opuszczeniu terenu przez uczestników rozpoczyna się intensywna praca ekip technicznych. Samochody ponownie wjeżdżają na teren, elementy sceny są demontowane, a sprzęt trafia do transportu.
Część tymczasowych dróg i powierzchni powinna więc pozostać na miejscu aż do zakończenia tych prac. Zbyt szybkie usunięcie zabezpieczenia może sprawić, że największe obciążenia pojawią się już bez ochrony podłoża.
Dobra nawierzchnia jest niemal niewidoczna
Uczestnik festiwalu prawdopodobnie nie zastanawia się, dlaczego po deszczu może przejść suchą trasą albo w jaki sposób ciężarówka dotarła pod scenę bez rozjechania trawnika.
I właśnie o to chodzi.
Dobrze przygotowana infrastruktura tymczasowa nie powinna zwracać na siebie uwagi. Ma po prostu umożliwić sprawną organizację wydarzenia i pozostawić teren w możliwie dobrym stanie po jego zakończeniu.
