Dobór regałów przesuwnych do archiwum w urzędzie polega przede wszystkim na dopasowaniu systemu do obowiązujących norm archiwalnych, nośności podłogi oraz rodzaju przechowywanej dokumentacji. Trzeba uwzględnić także przepisy przeciwpożarowe, wygodę pracy archiwistów i możliwość rozbudowy systemu w przyszłości. Dobrze dobrane regały pozwalają zmieścić więcej akt na tej samej powierzchni i utrzymać porządek w dokumentach.
Dlaczego warto skonsultować wybór regałów przesuwnych do archiwum z producentem?
Przy planowaniu archiwum wiele osób skupia się wyłącznie na liczbie półek. Tymczasem ważne są także prowadnice, sposób przesuwania regałów i dopasowanie konstrukcji do budynku. Dlatego często najlepszym rozwiązaniem jest rozmowa z firmą, która projektuje takie systemy na co dzień. Dobrym przykładem jest producent regałów przesuwnych do archiwum Silesia Meble, który zwykle zaczyna od analizy pomieszczenia i rodzaju dokumentów.
Producent sprawdza m.in. szerokość przejść, wysokość pomieszczenia oraz obciążenie stropu. W wielu urzędach akta zajmują tysiące teczek. Gdy ustawi się zwykłe regały, między każdym z nich trzeba zostawić przejście. System przesuwny działa inaczej – korytarz powstaje tylko tam, gdzie w danej chwili pracuje archiwista. Dzięki temu w jednym pokoju można przechować nawet dwa razy więcej dokumentów.
Jakie przepisy regulują wyposażenie archiwum w urzędzie?
Archiwa w instytucjach publicznych muszą działać zgodnie z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji. Chodzi głównie o wytyczne archiwalne oraz zasady bezpieczeństwa budynków. W praktyce oznacza to kilka podstawowych wymagań.
Regały powinny być stabilne, odporne na duże obciążenie i wykonane z materiałów trudnopalnych. Ważna jest też odpowiednia szerokość przejść roboczych oraz możliwość łatwego dostępu do akt. W pomieszczeniu archiwum trzeba także zachować właściwą wentylację i temperaturę.
Często stosuje się także prowadnice wpuszczone w podłogę lub montowane na niej w taki sposób, aby nie utrudniały poruszania się pracowników.
Na co zwrócić uwagę przy projektowaniu regałów przesuwnych?
Projekt archiwum warto traktować jak planowanie magazynu dokumentów na wiele lat. W urzędzie akta przybywają każdego roku, dlatego system powinien umożliwiać rozbudowę.
Najczęściej bierze się pod uwagę:
- nośność podłogi i maksymalne obciążenie jednego regału,
- szerokość i długość pomieszczenia,
- wysokość regałów oraz liczbę półek,
- rodzaj napędu (ręczny lub mechaniczny),
- zabezpieczenia, np. blokadę przesuwu podczas pracy.
Wyobraźmy sobie archiwum w starostwie, w którym co roku pojawia się kilkanaście nowych metrów akt. Jeśli regały są dobrze zaprojektowane, wystarczy dostawić kolejny moduł, zamiast przebudowywać całe pomieszczenie.
Czy regały przesuwne naprawdę oszczędzają miejsce?
Tak – i to często w bardzo widoczny sposób. W tradycyjnym układzie każdy regał potrzebuje osobnego przejścia. W systemie przesuwnym wystarczy jeden korytarz roboczy. Gdy archiwista przesuwa regały, otwiera dostęp dokładnie tam, gdzie potrzebuje.
W praktyce wygląda to tak: w pomieszczeniu, w którym wcześniej mieściło się 100 metrów bieżących akt, po montażu regałów przesuwnych można zmieścić nawet 180–200 metrów dokumentacji. Dla urzędu oznacza to mniej wynajętych pomieszczeń i łatwiejsze zarządzanie archiwum.
Dlatego wielu specjalistów radzi, aby już na etapie planowania skonsultować projekt z producentem systemów archiwalnych. Dzięki temu regały nie tylko spełnią wymagania przepisów, ale też będą wygodne w codziennym użytkowaniu przez wiele lat.
