Transformacja, reorganizacja, zmiana – to w ostatnim czasie hasła odmieniane przez wszystkie przypadki. Na pewno spotkałeś się kiedyś z powiedzeniem: „W życiu pewne są tylko śmierć i zmiany”. Współczesne, szybkie tempo egzystencji, rozwój technologiczny czy przemiany społeczno-kulturowe sprawiają, że ludzie zmuszeni są do nieustannego modyfikowania swoich zachowań i przystosowywania się do nowych sytuacji i warunków.
Prognozuje się, że zmiany, jakich będziemy doświadczać zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej, będą coraz częstsze i bardziej raptowne. Dlatego o sukcesie decydować będzie umiejętność adaptacji do sytuacji oraz szybkość naszych reakcji. I dotyczy to zarówno jednostek, jak i zespołów czy całych organizacji. Zmiana jest bowiem czynnikiem napędzającym i budującym przewagę. Jest także naturalnym bodźcem do rozwoju, choć mimo to budzi w wielu z nas obawy.
Gdy mówimy o zmianie, mówimy o ludziach, o ich emocjach, przekonaniach i przyzwyczajeniach. Proces zmiany jest dość charakterystyczny i dotyczy wszystkich, których ona dotyka.
Składa się z kilku faz, do których należą między innymi: (1) szok/wyparcie, (2) opór/zaprzeczanie, (3) akceptacja, (4) poszukiwanie/eksperymentowanie i (5) adaptacja. W procesie zmiany każdy z nas przechodzi kolejno przez poszczególne etapy. Jednak długość pozostawania na każdym z nich jest różna i zależy od wielu czynników, jak choćby: gotowość na zmiany, potrzeba bezpieczeństwa, zgodność własnych poglądów z kierunkiem zmiany, nastawienie na efekty i indywidualne korzyści czy źródło samej zmiany (motywy wewnętrzne lub czynnik zewnętrzny). W obliczu różnych zmian reagujemy odmiennie, dlatego bardzo trudno jest przewidzieć, z jaką odpowiedzią ze strony ludzi będzie trzeba się zmierzyć.
Większość z nas nie lubi zmian i chciałoby ich uniknąć, ponieważ niosą one ze sobą niepewność i utratę poczucia kontroli nad sytuacją. Często wymagają wyjścia ze znanej i lubianej strefy komfortu, porzucenia stabilizacji, zdobycia nowych umiejętności i przełamania status quo.
Jak zatem możesz wspierać swoich ludzi w procesie zmiany, żeby złagodzić jej negatywne skutki i skoncentrować się na szansach, które ze sobą niesie? Każdy etap procesu zmiany stawia przed liderem konkretne wyzwania, z którymi musi się zmierzyć. Jak zatem postępować?
WYPARCIE
Na etapie wyparcia ludzie czują się zaskoczeni i postawieni pod ścianą, odczuwają niepewność i zagubienie, przez co tracą poczucie bezpieczeństwa. Często nie rozumieją sytuacji. Dlatego właśnie najważniejsze jest dostarczanie im odpowiednich danych.
Wyjaśniaj i komunikuj swojemu zespołowi szczerze i wprost, czego zmiana dotyczy, jakie są jej powody, czego się od nich oczekuje i jaką rolę będą pełnić w jej trakcie.
Warto również nakreślić docelowy obraz oraz planowane kroki i wyjaśnić, jak zmiana wpłynie na każdego członka zespołu – jaka będzie jego rola, co zmieni się w zakresie jego obowiązków oraz jakie kompetencje będzie musiał nabyć. Zachęcaj swój zespół do zadawania pytań, wyjaśniaj wątpliwości, pozwalaj na wyrażenie obaw i wyrzucenie żalu. Upewniaj się, jakie informacje są jeszcze potrzebne, i nie zakładaj, że to, co tobie wydaje się ważne, jest wszystkim, co ludzie muszą wiedzieć. Pytaj, dzięki temu wrócisz do zespołu z konkretnymi informacjami.
OPÓR
W fazie oporu ludzie najczęściej zaczynają bronić się przed zmianą. Próbują udowodnić, że nie jest ona potrzebna, bo wszystko działa, jak należy. Dowodzą, że pozostanie przy status quo jest najlepszym rozwiązaniem, szukają argumentów dyskredytujących nowy pomysł. Jednym z mechanizmów obronnych jest wzrost zaangażowania w dotychczasowe zadania, który prowadzi często do wzrostu produktywności. Jest to swoista manifestacja, że nie ma potrzeby nic zmieniać, skoro w dotychczasowym układzie możemy też działać lepiej. Jednocześnie członkowie zespołu zaczynają sabotować próby wdrażania zmiany, odmawiają współpracy lub głośno protestują.
Na tym etapie jako lider powinieneś zakomunikować jasno nieuchronność zmiany i jej nieodwracalność.
Równocześnie stwórz ludziom przestrzeń do dalszych rozmów o ich obawach i wyzwaniach, okazuj zrozumienie dla ich poglądów i staraj się pokazywać inną drogę, korzyści oraz nowe możliwości. Zachęcaj do próbowania i niezniechęcania się nieudanymi próbami.
AKCEPTACJA
Kiedy ludzie przekonują się o nieuchronności zmiany, przychodzi moment pogodzenia się z sytuacją i jej akceptacji. Pojawia się również refleksja na temat własnej roli i próby jej redefiniowania. Często na tym etapie podejmowana jest decyzja, czy członkowie zespołu godzą się ze zmianą i chcą być dalej jej częścią, czy też rezygnują.
Twoją rolą jest udzielenie im niezbędnego wsparcia: niezależnie od podjętej decyzji podkreślaj szanse, jakie się przed nimi pojawiają.
EKSPERYMENTOWANIE
Zaakceptowanie zmiany jest momentem przełomowym, w którym ludzie zaczynają dostrzegać, że dalszy opór nic nie da, a gorzej już nie będzie. To stwarza przestrzeń do eksperymentowania, testowania nowych ról i nowych modeli działania. Twoi ludzie zaczynają dostrzegać pierwsze korzyści, będą też szukać optymalizacji i możliwych usprawnień. Jest to jednocześnie moment spadku wydajności, ponieważ uczą się nowych zachowań, poznają je empirycznie, zdobywają nową wiedzę.
Dlatego Twoim podstawowym zadaniem jest pomaganie ludziom w nabywaniu i rozwijaniu nowych kompetencji. Zapewniaj szkolenia i niezbędny transfer wiedzy, przyzwalaj na błędy i pomagaj wyciągać wnioski.
Jednocześnie doceniaj starania i zachęcaj do dalszego poszukiwania nowych rozwiązań, dostosowywania nowego modelu do własnych potrzeb.
ADAPTACJA
Adaptacja to moment przystosowania się i przyzwyczajenia do nowego modelu, który staje się obowiązującym. Efektywność ponownie wzrasta, a ludzie czują się swobodnie i pewnie, ponieważ posiadają potrzebną wiedzę i umiejętności. Warto na tym etapie ponownie docenić ich wysiłki i zaangażowanie – przecież bez nich zmiana by się nie powiodła.
NOWE PODEJŚCIE DO ZMIAN
Coraz częściej widać również transformację samego podejścia do zmiany. Obecnie w zarządzaniu ludźmi w procesie zmiany na drugi plan schodzą kwestie związane z motywowaniem ich do wdrażania wcześniej zdefiniowanych cudzych pomysłów i przekonywaniem, dlaczego są one dobre i słuszne. Rolą lidera jest dziś tworzenie środowiska, w którym ludzie czują się uprawnieni i wręcz są zachęcani do rozwijania własnych pomysłów, budowania poczucia wpływu, współodpowiedzialności i przynależności, aby inicjować zmiany i maksymalizować ich pozytywne efekty.
Amy Jen Su, współautorka książki Own the Room: Discover Your Signature Voice to Master Your Leadership Presence wspomina z kolei o 3 krokach stosowanych przez liderów podczas przeprowadzania ludzi przez zmiany.
Po pierwsze: pamiętaj „najpierw załóż własną maskę tlenową”. Każda zmiana wywołuje opór i jest to naturalny odruch obronny, dlatego zadbaj o siebie i swoje emocje, zrozum sytuację i swoje położenie, przeanalizuj zmianę oraz jej wpływ na Ciebie, Twoją pozycję, otoczenie i Twoich ludzi.
Tak jak ratownik medyczny na miejscu wypadku – jeśli chcesz pomagać innym przejść przez zmianę, najpierw zadbaj o własne emocjonalne bezpieczeństwo. Emocje, które będą Ci towarzyszyć w zmianie, mogą „udzielać się” wszystkim dookoła i oddziaływać na ich reakcje – wzmacniać je lub łagodzić. Dlaczego jest to tak ważne? Wyobraź sobie sytuację, gdy – przepełniony strachem o własną przyszłość – z ogromnymi obawami wewnętrznymi i bez wiary w słuszność realizowanej zmiany wychodzisz do swoich ludzi, aby ich uspokoić i zapewnić, że wszystko pójdzie dobrze. Obawiam się, że nie wypadniesz przekonująco, najprawdopodobniej zdradzi cię mowa ciała, a emocje negatywnie nacechują komunikat. Mówi się, że emocje są złym doradcą i w tym przypadku jest to najszczersza prawda. Dlatego postaraj się je poznać i zrozumieć, co jest ich przyczyną. Gdy oswoisz emocje, odzyskasz kontrolę i poczujesz się bezpieczniej.
Po drugie: patrz na siebie jak na osobę, która ma wpływ, jak na współwłaściciela zmiany. Przyjmij współodpowiedzialność za jej wdrożenie i przebieg. Zamiast stać biernie z boku i być przedmiotem zmiany, stań się jej współtwórcą, zidentyfikuj swoje pola wpływu, zdefiniuj elementy, które są dla Ciebie szczególnie ważne, i działaj.
Zaangażowanie się i znalezienie swoich stref wpływu pozwala odzyskać kontrolę nad sytuacją i skoncentrować się na obszarach – z twojej perspektywy – najbardziej istotnych. Zrozumienie, że jesteś podmiotem zmiany, daje przestrzeń do eksperymentowania, testowania i przedstawiania swoich pomysłów, wyciągnięcia z niej korzyści. Postrzegaj zmianę jako szansę, a nie zagrożenie.
Po trzecie: stań się przykładem dla swoich ludzi, zarówno poprzez postawę, jak i działanie. Zachęcaj ich do włączenia się w proces, do dzielenia pomysłami. Pokazuj, na jakich aspektach warto się skupiać i gdzie szukać wsparcia. Pomagaj swoim pracownikom w poszukiwaniu okazji do usprawnienia zmiany tak, aby działała na ich korzyść.
Wspieraj zespół w tym, aby pozostawał na właściwym kursie i koncentrował się na przyszłych szansach, jakie się przed nim otwierają.
Jak widać, emocje są nieodłącznym elementem zmiany, dlatego warto wiedzieć, jak samemu sobie z nimi radzić i jak wspierać innych w ich zrozumieniu i przezwyciężaniu. Niezależnie od strategii, którą wybierzesz, pamiętaj: żeby zmiana zakończyła się sukcesem, nie pozostawiaj ludzi samych z ich emocjami i potrzebami. Twoja obecność nie zagwarantuje, że nie poniesiecie żadnych strat, ale pomoże Twoim współpracownikom lepiej i szybciej odnaleźć się w sytuacji.
Publikacja finansowana w ramach programu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego pod nazwą „DIALOG” w latach 2017–2019
