Jak budować zaangażowanie pracowników?

To, co motywuje Ciebie, niekonieczne będzie tak samo wpływało na innych członków twojego zespołu. Coś, co Ty postrzegasz jako wyzwanie lub okazję do rozwoju, dla pozostałych może być zagrożeniem lub stanowić barierę trudną do przejścia. Jesteśmy przecież różni, inaczej postrzegamy świat.

Motywowanie pracowników i budowanie ich zaangażowania to temat rzeka – można mówić o nim godzinami. Wydawać by się mogło, że wszystko zostało już napisane i nie pozostało nic do dodania. W teorii zagadnienie wydaje się łatwe, jednak sprawa komplikuje się, gdy przechodzimy do praktyki: wszystko przez to, że nie ma dwóch takich samych osób o identycznych potrzebach, celach i cechach charakteru. Co zatem można zrobić w takiej sytuacji? Od czego zacząć?

NAJPROŚCIEJ – ZAPYTAĆ!

Dlaczego? Bo to, co motywuje Ciebie, niekonieczne będzie tak samo wpływało na innych członków twojego zespołu. Coś, co Ty postrzegasz jako wyzwanie lub okazję do rozwoju, dla pozostałych może być zagrożeniem lub stanowić barierę trudną do przejścia. Jesteśmy przecież różni, inaczej postrzegamy świat.

Właśnie dlatego warto, a nawet należy, pytać.

Pamiętaj jednak, żeby podczas rozmowy wyjaśnić, dlaczego zadajesz konkretne pytania i do czego chciałbyś później wykorzystać uzyskane informacje. Ludzie lubią i potrzebują wiedzieć, co się dzieje, chcą też mieć w tym swój udział i móc na to wpływać.

Jeśli wcześniej nie byli pytani o opinię lub mają złe doświadczenia, a Ty nie wyjaśnisz dostatecznie swoich intencji, możesz spotkać się z oporem lub podejrzliwością. Musisz się wtedy liczyć z tym, że informacje, jakie uzyskasz w odpowiedzi, będą nieprawdziwe. Dlatego bądź szczery i otwarty, pamiętaj też o zapewnieniu swoim ludziom bezpieczeństwa – nigdy nie wykorzystuj uzyskanych informacji w celu wyciągnięcia konsekwencji, nawet jeśli to, co usłyszysz, nie będzie dla ciebie komfortowe. Może się to bowiem odbić rykoszetem.

Spotkałam się kiedyś z sytuacją, gdy pracownik został „ukarany” za to, że – zapytany o opinię – odważył się skrytykować działania swojego szefa. Konsekwencje dla szefa  okazały się znacznie większe niż dla wspomnianego pracownika – zespół całkowicie stracił zaufanie do przełożonego, zaczął wręcz sabotować jego działania i decyzje. Cała historia urosła do poziomu urban legend, a proces odbudowania zaufania trwał bardzo długo i pochłonął wiele ofiar – łącznie z szefem. Pamiętaj, Twój sukces jako lidera zależy od Twojego zespołu, dlatego stwarzaj mu dobre warunki do współpracy i rozwoju. Takie, które będą najlepiej odpowiadały na jego potrzeby

O CO ZATEM PYTAĆ?

Na początek warto dowiedzieć się, w czym dany pracownik jest dobry, co lubi w swojej pracy, a co by w niej zmienił, w którym kierunku chciałby się rozwijać. Jeśli zespół jest zgrany i otwarty, możesz zapytać również, jakie pracownik ma zainteresowania i w co angażuje się poza pracą.

Takie podejście przyniesie Ci dwie korzyści: po pierwsze, będziesz mógł poznać wartości, jakimi kierują się członkowie Twojego zespołu, poznać ich potrzeby, cele oraz plany.

Dowiesz się, jakie zadania będą wykonywać chętnie i bez oporów, a jakich będą unikać lub realizować z niechęcią i ociąganiem. Być może odkryjesz umiejętności i wiedzę swoich pracowników, które będziesz mógł wykorzystać w pracy zespołu, a o których wcześniej nie miałeś pojęcia.

 Zrozumiesz, w jakim kierunku chcą iść Twoi ludzie i jak wpisuje się on w strategię zespołu i organizacji. Być może otworzy się przed Wami nowy obszar rozwoju.

Po drugie, dasz swoim pracownikom sygnał, że ich opinia na temat pracy jest dla Ciebie ważna i będzie brana pod uwagę. Pokażesz, że jesteś otwarty na ich sugestie i wskazówki, aby stworzyć im możliwie najlepsze środowisko pracy. Zachęci to Twoich ludzi także do tego, aby przychodzili do Ciebie ze swoimi pomysłami. Oczywiście tylko wtedy, gdy będziesz konsekwentny w swoich działaniach.

DOŚWIADCZENIA PRACOWNIKÓW

Steve Jobs powiedział kiedyś, że zatrudnia mądrych ludzi nie po to, aby mówić im, co mają robić, ale po to, aby oni mówili to jemu. Twoi pracownicy wnoszą do organizacji i zespołu swoje unikatowe doświadczenie, umiejętności i wiedzę, z których warto skorzystać. Mają własne przemyślenia i spostrzeżenia, niejednokrotnie widzą problemy z bardzo bliskiej odległości i najlepiej rozumieją ich przyczyny oraz wyzwania, z jakimi mierzą się w codziennej pracy. Kto bowiem, jeśli nie członkowie Twojego zespołu, wie lepiej, jak wykonywać swoją pracę, co pomaga, a co przeszkadza, gdzie warto wdrażać zmiany i ulepszenia. Wręcz zbrodnią byłoby z tej wiedzy nie skorzystać.

Zachęcaj więc swoich ludzi do dzielenia się z Tobą i organizacją pomysłami i ideami. Będziesz mógł z nich skorzystać nie tylko w obszarze usprawnień pracy czy procesów, ale również w kwestiach związanych na przykład z rozwojem oferowanych produktów.

Człowiek jest istotą kreatywną z natury, dlatego podczas swoich działań poszukuje – nawet nieświadomie – możliwości usprawnień i uproszczeń. Co więcej, jeśli ludzie widzą, że ich poszukiwania przynoszą rezultaty i mogą pomóc innym zoptymalizować ich działania, przeważnie chętnie dzielą się swoimi pomysłami. Docenienie zaangażowania, uznanie lub podziękowanie od innych staje się wtedy czynnikiem motywującym.

PRZESTRZEŃ DO ROZMOWY

Tym, co możesz zrobić jako lider, jest stworzenie zespołowi przestrzeni, w której jego członkowie będą mogli dzielić się z Tobą i organizacją swoimi propozycjami i rozwiązaniami. Danie pracownikom możliwości do przedstawienia swoich przemyśleń, uwag i idei, może przynieść niesamowite korzyści dla zespołu. Może  Cię bardzo zaskoczyć to, z jak adekwatnymi do faktycznych potrzeb pomysłami i rozwiązaniami przyjdą do ciebie Twoi ludzie. Pracownicy chętniej angażują się w działania, których współautorami się czują. Reguła zaangażowania brzmi: skoro coś współtworzę i mam na to wpływ, to biorę za to odpowiedzialność, wspieram tę inicjatywę i aktywnie w niej uczestniczę. Wzrost zaangażowania jest naturalną konsekwencją faktu, że pomysł pracownika (czyli także – on sam) został doceniony i wdrożony do zespołu czy organizacji. Pojawia się satysfakcja, poczucie realnego wpływu i uczucie, że potrzeby pracownika zostały uwzględnione. Członek zespołu zmienia się z wykonawcy-odtwórcy we współautora i współdecydenta, a to prowadzi do wzrostu jego motywacji.

Pamiętaj jednak o konsekwencji w swoim działaniu. Jeśli pytasz swoich pracowników o opinię lub otwierasz się na ich pomysły i informację zwrotną, znajdź czas, aby ich wysłuchać, poznać potrzeby i spostrzeżenia.

Jednym z rozwiązań może być wprowadzenie do swojego planu dnia lub tygodnia „godzin otwartych drzwi”, kiedy każdy z członków zespołu będzie mógł przyjść do Ciebie ze swoimi propozycjami, a Ty będziesz dla niego całkowicie dostępny. Jeśli wprowadzisz takie rozwiązanie, to zawsze sam stosuj się do ustalonych zasad. Spójność Twojego wizerunku lidera stanowi fundament dla wspierania zaangażowania zespołu.

SIŁA INFORMACJI ZWROTNEJ

Oczywiście nie wszystkie pomysły, z jakimi Twoi ludzie do ciebie przyjdą, będą mogły zostać zrealizowane. Nie oszukujmy się, budżety nie są z gumy, nie do wszystkiego będą warunki techniczne, a część pomysłów może być po prostu kiepska, nierealna lub niezgodna ze strategią organizacji. Co robić w takiej sytuacji? Przede wszystkim nie zostawiać pracownika bez informacji zwrotnej. Najgorsze, co możesz zrobić, jeśli chcesz utrzymać zaangażowanie pracowników i zachęcać ich do dzielenia się z  Tobą pomysłami, to pozostawić ich bez odpowiedzi. Wspominałam już, że ludzie lubią i potrzebują wiedzieć, co się dzieje. Ta zasada ma zastosowanie również tutaj. Ludzi bardzo frustruje poczucie, że są lekceważeni, zwłaszcza wtedy, gdy przychodzą z pomysłem lub wręcz gotowym rozwiązaniem w temacie, który jest dla nich istotny. Dlatego działaj konsekwentnie i zawsze szczerze informuj autora rozwiązania, czy jego pomysł ma szansę na realizację, czy też nie, i dlaczego. Warto jednocześnie docenić zaangażowanie i zapewnić, że każda kolejna propozycja zostanie rozważona.

Inne działanie, które jest najszybszą i jednocześnie najkrótszą drogą do zabicia pomysłowości i kreatywności Twoich ludzi, to zachęcenie ich do pracy nad swoimi pomysłami, zaangażowania się, podjęcia wysiłku i poświęcenia czasu, a później – odstawienie ich pracy na półkę bez cienia komentarza.

Jeśli prosisz ludzi o zaangażowanie, zawsze odpowiadaj im tym samym, przecież jesteście partnerami, których łączy wspólny cel. Dlatego, nawet jeśli jesteś bardzo zajęty, znajdź czas na zapoznanie się z propozycją, jaką otrzymałeś, i przekazanie informacji zwrotnej.

Nie zakładaj, że unikanie tematu i odkładanie go w czasie sprawi, że pracownik o tym zapomni. Wręcz przeciwnie, być może przestanie pytać, ale będzie pamiętał i już nigdy nie przyjdzie do Ciebie, aby podzielić się swoimi pomysłami. To będzie również jednoznaczny sygnał dla pozostałych: po co się wysilać, skoro szef nie ma nawet czasu na to spojrzeć.

Jak widać zachęcanie ludzi do dzielenia się pomysłami może stać się bronią obosieczną. Z jednej strony umiejętnie poprowadzony proces może przynieść ogromne korzyści w postaci usprawnień działań i procedur, wzrostu zaangażowania pracowników, zmian wewnętrznych w zespole, a nawet opracowania nowych produktów i rozwiązań. Z drugiej strony – brak konsekwencji w działaniu i brak zaangażowania lidera może doprowadzić do spadku motywacji pracowników, „zabicia” ich kreatywności, a także do nadszarpnięcia Twojego autorytetu. Zdecydowanie polecam jednak pytać i angażować ludzi. Jeśli będziesz pamiętać o własnym zaangażowaniu i odpowiedniej komunikacji, jestem pewna, że to się uda.

Publikacja finansowana w ramach programu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego pod nazwą „DIALOG” w latach 2017–2019