Mówi się, że każdy Polak zna się na piłce nożnej oraz polityce. Wśród tematów „politycznych” będących często przedmiotem wieczornych towarzyskich dysput Polaków można znaleźć liczne wątki dotykające oceny działania instytucji państwowych. Na ocenę tę wpływ mają również stereotypy na temat administracji publicznej, utrwalone w serialowo-komediowych rzeczywistości, w której typowy urzędnik, to osoba o wąskich horyzontach niewiele robiąca przez cały dzień (poza parzeniem sobie kolejnej kawy), wychodząca z pracy „za dziesięć trzecia”. W powszechnej perspektywie urzędnik jest zaprzeczeniem kreatywności.

Również wyniki badań opinii publicznej wskazują na niską ocenę urzędnika. Wyniki badania opinii publicznej „Diagnoza życia, postaw, planów i aspiracji społeczeństwa polskiego”, które zostało przeprowadzone latem 2023 roku na zlecenie Fundacji Pro Futuro przedstawione w publikacji „Służba cywilna w Polsce w społecznej percepcji”(1) wskazują, że aż 39,8% respondentów ocenia raczej nisko lub bardzo nisko jakość pracy urzędników, a jedynie 20,5% raczej wysoko i bardzo wysoko. Jeszcze bardziej krytycznie oceniono urzędników pod kontem innowacyjności. Tylko 30,6% badanych uważało, że polskich urzędników cechuje innowacyjność, odmiennego zdania było 17,9%, a aż 41,9% nie miało zdania na ten temat.

Czy pogląd o niskiej kreatywności innowacyjności polskiej administracji jest uzasadniony? Czy, oraz jakie innowacje wprowadza administracja?

28 listopada 2023 r. w siedzibie Krajowej Szkoły Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego (KSAP) odbył się finał konkursu IV edycji konkursu Forum Zarządzania Publicznego na Innowacyjne praktyki w instytucjach publicznych w 2023 r (2). Do udziału w konkursie zgłoszono 19 wniosków przedstawiających wdrożenia o bardzo zróżnicowanym charakterze. Przedstawione wnioski ukazują kreatywność i innowacje w administracji i pozwalają spojrzeć na administrację z nowej perspektywy. Zgłoszone do konkursu innowacje ze względu na zróżnicowany charakter można omówić w trzech kategoriach. Innowacje cyfrowe, których odbiorcą są pracownicy administracji, innowacje cyfrowe których beneficjentem są obywatele; innowacje o charakterze organizacyjnym.

Innowacje cyfrowe, których odbiorcą są pracownicy administracji:

  • Roboty programowe w Ministerstwie Finansów- zwane również botami, są programami komputerowymi, które wykonują określone zadania automatycznie, często na podstawie zaprogramowanych reguł lub algorytmów. W 2022 roku w Ministerstwie Finansów opracowano, wytworzono i wdrożono 55 Robotów Programowych. Roboty programowe są często wykorzystywane do automatyzacji rutynowych i powtarzalnych zadań w procesach biznesowych, co pomaga zwiększyć efektywność operacyjną m.in. w takich obszarach jak wystawianie zaświadczeń, przygotowania odpowiedzi, przesyłania wniosków, rozliczenia czasu pracy. Dzięki zastosowaniu robotów możliwe jest uwolnienie potencjału pracowników od manualnej i żmudnej pracy na rzecz zadań analitycznych, pozwala pracować na dużych wolumenach danych, zachować jakość i zminimalizować ryzyko popełnienia błędów.
  • Zastosowanie sztucznej inteligencji w Urzędzie Patentowym RP
    do wsparcia procesu klasyfikacji zgłoszeń patentowych do właściwych klas Międzynarodowej Klasyfikacji Patentowej.
    W formule programu GovTech Polska wyłoniono koncepcję i wykonawcę szytej na miarę metody dopasowanej do postawionego przez Urząd problemu. W projekcie wytworzono algorytm z interfejsem API oraz interfejs użytkownika, których zastosowanie zautomatyzowało prace klasyfikacji zgłoszeń a trafność klasyfikacji osiągnęła wartość 92%. Rezultatem projektu było zmniejszenie obciążeń administracyjnych, i pracochłonności procesu.
  • Zastosowanie sztucznej inteligencji w Głównym Urzędzie Geodezji i Kartografii do automatycznej weryfikacji fotogrametrycznych zdjęć lotniczych. Do kontroli wykorzystano zaawansowaną metodę AI – wytrenowane konwolucyjne sieci neuronowe co pozwoliło poprawić terminowość i efektywność procesu weryfikacji zdjęć a jakość materiałów przyjmowanych do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego wzrosła. W roku 2021 poprzedzającym wdrożenie sztucznej inteligencji w Urzędzie skontrolowano manualny proces kontroli fotogrametrycznych zdjęć lotniczych wymagał zaangażowania siedmiu pracowników. Po wdrożeniu, w 2022 r. przy ponad dwukrotnie większej ilości napływających zdjęć weryfikację przeprowadziła jedna osoba przy wsparciu sztucznej inteligencji.
  • Cyfryzacja budownictwa – wdrożenie Cyfrowego Ekosystemu Budownictwa przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB)(3). W 2022 r. do GUNB wpłynęło ok. 375 tys. wniosków o pozwolenie na budowę – dokumentacja ta wyniosła 22 mln ton papieru. Na przestrzeni ostatnich trzech lat w urzędzie wdrażano kolejne e-usługi dzięki którym możliwe stało się stopniowe przenoszenie procesów z papierowych na elektroniczne. Wdrożono elektroniczne generowanie wniosków – e-Budownictwo Wnioski, elektroniczny dziennik budowy (EDB), cyfrową książkę obiektu budowlanego – cKOB, weryfikację uprawnień budowlanych osób wykonujących samodzielne funkcje techniczne w budownictwie – eCRUB, weryfikację statusu wniosku o wydanie pozwolenia na budowę – RWDZ. Dzięki wdrożeniom technologii cyfrowym i zmianom przepisów wyeliminowano papierową dokumentację, skrócono wydanie decyzji i wzmocniono nadzór nad ich terminowym wydawaniem.
  • e-Urząd Skarbowy(4) – możliwość załatwienia online spraw podatkowych w zakresie podatków PIT, CIT, VAT, PCC, SD i KP. Rozliczenie podatków online, również w formie automatycznie wygenerowanych rozliczeń. Rozwiązanie zostało zaprojektowanie z myślą o kliencie w centrum uwagi, zastosowania prostego języka i procedur, szybkości działania, automatyzacji, samoobsługi i minimalizacji biurokracji.

Innowacje o charakterze społecznym:

Opracowanie Strategii Lublin 2030 przy zastosowaniu innowacyjnych metod i narzędzi partycypacyjnych – wprowadzono rozwiązania, które angażują mieszkańców w proces podejmowania decyzji dotyczących rozwoju miasta, obejmujące platformy cyfrowe, narzędzia do zbierania opinii oraz konsultacje społeczne. Zastosowane techniki partycypacyjne, obejmowały: kampanię ambientową, konkurs, future city game, hackathon, mobilne punkty konsultacyjne, debaty, spotkania, ankiety online, warsztaty, wysłuchania publiczne.

Jaki jest zatem rzeczywisty obraz naszej administracji państwowej?

Oblicze Polskiej administracji zmienia się diametralnie na przestrzeni ostatnich lat. Poza wymienionymi powyżej przykładami innowacji zgłoszonych do konkursu nie należy zapomnieć o e-recepcie, e-zwolnieniu, automatycznej obsłudze 500+. Polskie rozwiązania są doceniane w Europie i na świecie- rozwiązanie dotyczące wali z epidemią – System Ewidencji Państwowej Inspekcji Sanitarnej – uzyskał Nagrodę Sektora Publicznego ONZ (United Nations Public Service Awards)(5). Priorytetem wielu urzędów jest cyfryzacja procesów, dostarczanie e-usług zatem nie nieodległym czasie możemy się zatem spodziewać kolejnych usprawnień w obsłudze przez urzędy.

(1) Staniszewski R. i wsp. „Pomiędzy wojną w Ukrainie a wyborami parlamentarnymi w Polsce w 2023 roku – diagnoza stanu polskiego społeczeństwa”, 2023, Dom Wydawniczy ELIPSA; ISBN: 978-83-8017-507-5
(2) Transmisja z wydarzenia: https://ksap.gov.pl/ksap/aktualnosci/transmisja-online-z-konferencji-fzp
(3) Portal e-usług GUNB: https://e-budownictwo.gunb.gov.pl/
(4) Portal e-usług US: https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/
(5) https://www.gov.pl/web/wsse-warszawa/system-ewidencji-panstwowej-inspekcji-sanitarnej-sepis-doceniony-przez-onz

Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
pochodzących z Funduszu Promocji Kultury – państwowego funduszu celowego

O autorze

Przemysław Rzodkiewicz

Główny Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych, Absolwent 8 edycji Szkoły Przywództwa Instytutu Wolności. Z wykształcenia jest doktorem nauk medycznych oraz magistrem farmacji, absolwentem Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego. Ukończył też studia podyplomowe z zakresu rolnictwa w Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego, MBA w Szkole Głównej Handlowej oraz Advanced Leadreship Program w Center for Leadreship. Zdobywał doświadczenie na stanowiskach naukowych i dydaktycznych w Narodowym Instytucie Geriatrii, Reumatologii i Rehabilitacji w Warszawie oraz Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, a aktualnie jest także Członkiem Rady Uczelni na Uniwersytecie Stradiņša w Rydze.

Zobacz wszystkie artykuły autora